Ocho puntos básicos para optimizar los programas de viajes.
CWT trabaja con sus clientes para responder a las complejidades y
los desafíos del gerenciamiento de viajes, atendiendo a la vez las necesidades y las expectativas
de los pasajeros. CWT ve el gerenciamiento de viajes como un trabajo multifacético, abarcando ocho
puntos dominantes los cuales pueden generar ahorros ofreciendo servicio, seguridad y
sustentabilidad
:
Ofreciendo el mejor servicio de viajes del mercado y optimizando los procesos
de transacciones
.
Utilizando herramientas de reservas Online para las transacciones
simples, las empresas pueden reducir los gastos de viajes hasta un 15 por ciento. Para
reservas complejas y servicios especiales, utilizando las habilidades de los expertos agentes de
viajes, es la llave hacia la satisfacción del viajero. Acceso a información relevante para
aéreo, hoteles y alquileres de auto es otra prioridad para los “Travel Managers” y viajeros.
Igualmente de importante es proveer los viajeros una amplia gama de servicios diseñados para
satisfacer sus necesidades desde el momento de efectuar la reserva hasta finalizar el viaje.
Un
papel primordial para apoyar estos objetivos
es el de implementar una configuración de servicio que cubra los
requerimientos de la empresa para obtener ahorros y servicio.
Capturando los gastos de hoteles.
El costo de las estadías de hoteles, el cual resulta en un porcentaje
entre el 30-50 del total del presupuesto de viajes, puede ser reducido cuando las empresas se
integran disciplinadamente y profesionalmente al programa de hoteles. Optimizando
negociaciones con propiedades independientes, al igual que con las cadenas hoteleras, implementando
una política que se ajuste a la necesidad de ahorro y a la comodidad del viajero, con beneficio y
seguridad, las empresas podrán optimizar el cumplimiento, mejorar el “Traveler Tracking”, y manejar
los gastos de hotel más eficazmente.
Optimizando el transporte Aéreo y Tren.
El gasto aéreo generalmente representa la mayor parte del gasto de viajes y
también oportunidades para un mayor ahorro. Sugiriendo efectuar las reservas con antelación
(Advance booking) y la compra de tarifas negociadas incluyendo “spot buying” ayuda a reducir los
costos. Concentrando el volumen entre un limitado número de proveedores preferidos para las
bases de volúmenes más grandes con descuentos, también es importante, al igual que las
negociaciones con las alianzas aéreas. El transporte terrestre, el cual incluye tren,
alquiler de auto, limousine, autos con chauffeurs, taxis, no siempre reciben la misma atención como
el aéreo, aunque puede llegar a representar el 10 por ciento o mas del total del presupuesto para
viajes. En muchos mercados, la oferta de viajar en tren es una alternativa efectiva en términos de
reducción de costos, tiempo de viaje y disminución de las emisiones de dióxido de
carbono.
Un análisis minucioso de los datos de transporte terrestre de las empresas y
la información pertinente sobre los proveedores y acuerdos competitivos, pueden ser beneficiosos
para negociar mejores condiciones y estabilizar los costos durante el período de vigencia del
contrato.
Mejorando el acatamiento a la política y gestión de demanda
.
U
na política de viajes bien diseñada y el cumplimiento de la política de
viajes, es la manera de lograr un programa de viajes eficaz. Mejores prácticas en ambas áreas puede
dar lugar a promedio de ahorro del 20 por ciento dentro del gasto total de viajes. Estos
ahorros provienen de mejoras en las siguiente cinco áreas principales: “advance booking” (reserva
aérea con antelación), tarifas restringidas, proveedores preferidos, confort del pasajero
(clase/categoría de hotel) y canales preferidos de reservas.
Cada vez más, las empresas están evaluando las razones por las cuales
los viajes de negocios se toman y el retorno de la inversión, así como el impacto sobre el medio
ambiente y la calidad de vida de los viajeros. Se esta integrando la gestión de demanda en las
políticas de viajes, algunas empresas están introduciendo alternativas como video
conferencias dentro de sus políticas de viajes.
Incrementando la consolidación del programa de viaje
.
Las empresas, cuando consolidan sus programas de viajes regional o
globalmente, pueden obtener ahorros de hasta un promedio de un 20 por ciento, con mayor
servicio y seguridad. En consecuencia, las empresas están estandarizando su policita de viaje,
procesos y herramientas, al igual que consolidando sus proveedores
de viajes.
Para apoyar este esfuerzo a nivel mundial, las empresas están
eligiendo cada vez más, trabajar con una sola empresa de gerenciamiento de viajes.
Fortaleciendo la seguridad y abarcando la responsabilidad social
corporativa.
Las empresas de vanguardia mantienen a sus pasajeros informados sobre
los temas de seguridad antes, durante y después de sus viajes de negocios y están equipados para
localizarlos y asistirlos durante emergencias. Estas empresas también han comenzado a abordar
la responsabilidad corporativa social, refiriéndose al medio ambiente y a su programa de
viajes corporativos.
En consecuencia, están haciendo posible que sus viajeros comparen y tomen
cuenta de las emisiones de dióxido de carbono relacionadas con los diferentes medios de transporte
a la hora de efectuar su reserva.
Para un mejor manejo de los temas ambientales, se efectúan reportes
luego de cada viaje, permitiendo el seguimiento y posible disminución de las emisiones de
CO2.
Abordando los gastos de reuniones e eventos.
Integrando reuniones y eventos en la policita de viajes, las empresas podrán
entrar a un potencial recurso inimaginable de ahorro. También pueden
Midiendo resultados
.
Los “Travel Managers” necesitan parámetros claves y cuadros expeditivos
periódicamente ajustados para monitorear el progreso de los programas de viajes. Igualmente de
importante es obtener un asesoramiento correcto sobre la satisfacción del pasajero, dándoles la
habilidad continua a los profesionales de gerenciamiento de viajes refinar y mejorar los programas
de viajes, incrementando el cumplimiento del mismo.
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